스타트업 초기에 유용한 이메일만으로 협업하기

February 18, 2024 3 minute read

스타트업을 만들고 운영하면 처음 만나는 문제가 바로 정보 관리입니다. 프로젝트와 관련된 문서를 어떻게 관리하고 업데이트하고 소통할 것인가의 문제는 20년 전 부터 해결되지 않는 문제 중 하나입니다.

Various Emails

정보 관리 혹은 프로젝트 매니저가 단독으로 운용되기 전 단계 까지라면 이메일 만으로 모든 정보를 유통하는 것이 효율이 좋을 수 있습니다. 본 글에서는 이메일 정보 유통과 소통의 하나의 시나리오를 제안합니다.

단 하나의 룰은 “메신저를 사용하지 않는다” 입니다.

같은 팀 소속끼리 요청하기

같은 팀에 소속된 매니저님들은 예외없이 이메일로 요청을 하고, 이메일로 회신을 합니다. 물론 내용 파악이 필요할 때에는 전화나 카톡, 미팅을 할 수도 있지만, 그렇다고 하더라도 그 결과를 다시 이메일에 반영을 하죠.

조금 더 자세히 Case Study를 살펴보도록 합니다.

조건	처리 방법
1시간 이내 처리가 가능	처리 후 완료 회신.
1시간 이내 처리가 불가능	(1) 완료 예정일을 이메일로 알림 (2) 처리 후 완료 회신.

실제 처리자에게 요청 자체를 넘겨서 처리자가 직접 요청자에게 처리 결과를 Case 1 형식으로 회신하도록 합니다.

만약 요청자의 컨텍포인트가 별도로 정해져 있어서 처리자가 직접 요청자에게 결과를 알릴 수 없는 상황이라면 아래와 같이 Case 1을 중계합니다.

조건	처리 방법
실제 처리자가 1시간 이내 처리가 가능	처리 후 완료 회신.
실제 처리자가 1시간 이내 처리가 불가능	(1) 완료 예정일을 이메일로 알림 (2) 처리 후 완료 회신.

다른 팀이라도 이메일로 요청을 받는 것이 기본입니다. 하지만, 부득이하게 그렇지 않을 경우는 아래와 같이 Case 3으로 처리합니다.

조건	처리 방법
카톡, 전화(구두)로 요청 옴	(1) 일단 내용을 정리해서 요청자에게 이메일을 발송. (2) Case 1, Case 2 방식으로 처리.
구두로 급하게 요청하는데 30분 안에 처리 가능	(1) 요청자와 같은 공간에 있으므로, 처리를 그 자리에서 완료합니다. (2) 처리 결과를 메일로 작성해서 요청자에게 발송.
구두로 급하게 요청하는데 30분 안에 처리 불가능	(1) 요청 내용을 이메일로 보내달라고 요청 (2) Case 1, Case 2 형식으로 처리합니다.

새로운 협업 방식을 도입할 때에는 베스트 상황만을 고려하지 않고, 협업 중간에 안 좋은 상황이 발생할 때 어떻게 해야 되는지가 정의되어야 합니다.